Business Central ile Subscription Billing (Abonelik Faturalandırma)

Abonelik faturalandırma, sözleşmeyle belirlenmiş hizmetlerin tekrarlayan şekilde faturalandırılmasını sağlar. Bu sistem, tekrarlayan hizmet faturalarını yönetirken hataları en aza indirir ve ilk satış teklifinden tekrarlayan faturaya kadar olan süreçlerde şeffaflık sunar.

Tüm bilgiler tek bir yerde saklandığı için, sözleşme yönetimine dair her zaman genel bir bakış elde edilir. Ayrıca, süreçlerin basitleştirilip otomatikleştirilmesi sayesinde manuel çaba önemli ölçüde azalır.

Bu yazıda, müşterinin bir donanım ürünü satın alırken aynı zamanda bakım hizmeti aldığı örnek bir senaryo üzerinden, bu sürecin baştan sona abonelik faturalandırma ile nasıl yönetildiğini adım adım inceleyeceğiz.

1. Satış Siparişi (Sales Order) Oluşturma

• Yeni bir satış siparişi oluşturulur.

• Müşteri seçilir.

• Satılacak ürün (örneğin donanım, yazılım, cihaz vb.) eklenir.

• Ürüne ait bir bakım veya hizmet bulunuyorsa, bu genellikle satışa bağlı bir hizmet taahhüdü (service commitment) olarak tanımlanır.

• Hizmetin fiyatı ürün fiyatına bağlı olabilir (örneğin ürün fiyatının %20’si).

• Faturalama dönemi (billing base period) ve faturalama ritmi (billing rhythm) belirlenir (genellikle yıllık veya aylık olarak).

Abonelik faturalandırma (Subscription Billing) süreci, her zaman bir satış siparişi (Sales Order) oluşturularak başlatılmak zorunda değildir. Business Central, farklı iş modellerine ve senaryolara uyum sağlayacak şekilde esnek bir yapı sunar.

2. Sipariş Onayı ve Faturalama

• Sipariş onayı (order confirmation) müşteriye gönderilir.

• Ardından sipariş gönderilir ve faturalandırılır (post ship & ınvoice).

• Bu işlem, ürüne ait ilk satış faturasını oluşturur.

• Hizmet taahhütleri henüz faturalanmaz çünkü bunlar yinelenen faturalama (recurring billing) sistemine dahil edilir.

• Bunun için önce hizmet taahhüdü bir sözleşmeye (contract) bağlanmalıdır.

3. Sözleşme (Contract) Oluşturma

• Hizmet taahhüdü bir sözleşmeye bağlanır.

• Yeni bir sözleşme oluşturulabilir veya mevcut bir sözleşmeye eklenebilir.

• Bu aşama, yinelenen hizmetlerin takibi için gereklidir.

4. Yinelenen Faturalandırma (Recurring Billing) Oluşturma

• Recurring Billing bölümüne gidilir.

• Faturalama dönemi seçilir.

• Sistem, sözleşmedeki hizmetleri bu döneme göre listeler.

• Bir faturalama önerisi (Billing Proposal) oluşturulur.

• Bu öneri, hangi müşteriye hangi hizmetin hangi döneme ait faturalanacağını belirler.

5. Fatura Oluşturma

• Faturalama önerisine göre satış faturası (sales ınvoice) oluşturulur.

• Fatura oluşturulmadan önce posting preview (fatura önizleme) yapılır. Bu adımda muhasebe kayıtları ve customer contract deferrals sayfası kontrol edilir.

• Fatura oluşturulduğunda genellikle iki temel muhasebe kaydı oluşur:

  1. Müşteri alacağı (Accounts Receivable)

  2. Ertelenmiş gelir (Deferred Revenue)

İlk olarak gelir müşteri alacağı olarak kaydedilir, ertelenmiş gelir hesabına aktarılır.

• Fatura gönderilir (post işlemi yapılır).

6. Ertelenmiş Gelir (Deferral)

• Hizmet yıllık veya dönemsel bir yapıya sahipse, gelir hemen tanınmaz.

• Sistem otomatik olarak ertelenmiş gelir kayıtları (deferral entries) oluşturur. (Örneğin, yıllık 200 dolarlık bir hizmet için her ay 1/12’si gelir olarak tanınır.)

• Böylece gelirler, hizmetin gerçekleştiği dönemlerde muhasebeleştirilmiş olur.

7. Gelir Tanıma (Revenue Recognition)

• Her ay sonunda veya belirli periyotlarla deferral release (gelir serbest bırakma) işlemi yapılır.

• Bu işlem, gelirlerin doğru dönemlerde tanınmasını sağlar.

• Sonuç olarak, belirlenen aylara ait gelirler muhasebeye doğru şekilde yansıtılır.

Abonelik Faturalandırma, işletmelerin tekrarlayan hizmet gelirlerini doğru, şeffaf ve otomatik bir şekilde yönetmesini sağlar. Sözleşmeden fatura sürecine, deferral ve gelir tanımaya kadar tüm adımlar tek bir sistem üzerinden yürütülür. Böylece hem muhasebe süreçleri kolaylaşır hem de gelir yönetimi daha güvenilir hale gelir.