Business Central ile Şirketler Arası İşlemler ve Otomasyon

İnfotek Newsletter

Günümüzün dinamik iş dünyasında, birden fazla uluslararası pazarda veya bölgede yan kuruluşu olan işletmeler için finansal yönetim kaosa dönüşebilir. Business Central ile şirketler arası işlemler (Intercompany), grup şirketleriniz arasındaki iş süreçlerini ve operasyonel trafiği tamamen basitleştirir.

İşte Microsoft Dynamics 365 Business Central’ın işletmenize kazandıracağı stratejik işleyişin detayları:

1. Neden Business Central ile Şirketler Arası Yönetim?

Modern bir ERP sistemi olan Business Central kullanan işletmeler, şirketler arası süreçlerde şu avantajları elde eder:

• Operasyonel Verimlilik: Veri girişi süreçleri otomatikleşerek finans ekibinin üzerindeki iş yükü %50 oranında azalır.

• Veri Bütünlüğü ve Sıfır Hata: Bilgilerin tek bir noktadan girilmesi ve sistem genelinde eş zamanlı güncellenmesi sayesinde manuel hatalar ortadan kalkar.

• Ekosistem Uyumu: Bağlı ortaklıklar ve yan kuruluşlar arasındaki ticari işlemler (alış/satış) uçtan uca entegre yönetilir.

• Tam Şeffaflık ve Denetlenebilirlik: Gelişmiş denetim izleri (audit trails) sayesinde, geçmişe dönük tüm işlemler en ince ayrıntısına kadar izlenebilir.

Global Finansal Köprü: Farklı ülkelerdeki mevzuatlara, yerel para birimlerine ve farklı hesap planlarına sahip şirketler arasında uyumlu bir konsolidasyon yapısı kurar.

3. Şirketler Arası Otomasyon

Eskiden işlemlerin akıcı olması için şirketlerin aynı veri tabanı (tenant) üzerinde olması bir zorunluluktu. Business Central’ın yeni nesil bulut mimarisi sayesinde, şirketleriniz dünyanın farklı yerlerindeki farklı Microsoft tenant'larında olsa bile "Bulut Köprüsü" (OAuth API) ile tam entegrasyon sağlayabilirsiniz.

Inbox/Outbox trafiğini tamamen insansız bir akışa dönüştürmek için:

• Merkezi Senkronizasyon: Bir "Senkronizasyon Ortağı" (Sync Partner) belirleyerek, hesap planını tüm şirketlere tek tıkla yayınlayabilirsiniz.

• Otomatik Gönderim: Outbox'ta beklemeden işlemlerin otomatik gitmesi için "İşlemleri Otomatik Gönder" seçeneğini aktif edin.

• Otomatik Kabul: Inbox'ta manuel onay beklememek için "İşlemleri Otomatik Kabul Et" özelliğini açın.

Farklı Tenant’lar Nasıl Bağlanır? 
Farklı lokasyonlardaki şirketleri birbirine bağlamak için Azure Portal (Entra ID) üzerinde bir "Uygulama Kaydı" oluşturmanız ve "IC Partner" kartındaki Connection URL bilgilerini eşleştirmeniz yeterlidir.

Ortaklar farklı dijital ortamlarda olsa bile, işlemler beklemeden doğrudan “İşlendi” (Handled) klasörlerine aktarılır ve sistem tüm kayıtları sizin yerinize tamamlar.

A. Inbox ve Outbox ile Kontrollü Veri Akışı

Business Central’da işlemler doğrudan diğer şirketin defterine "dayatılmaz". Bunun yerine, tam kontrol sağlayan bir Inbox (Gelen Kutusu) ve Outbox (Giden Kutusu) mekanizması çalışır.

• IC Outbox (Giden Kutusu): Bir satış siparişi veya yevmiye kaydı oluşturduğunuzda, bu önce sizin giden kutunuza düşer. Buradan "Gönder" diyerek ortağınıza iletirsiniz.

• IC Inbox (Gelen Kutusu): Ortağınızdan gelen işlemler burada listelenir. İşlemi inceleyip; Kabul Et, Reddet (ortağa geri gönder) veya İptal Et seçeneklerinden birini seçebilirsiniz.

4. Holding Yapılarında Maliyet Dağıtımı Otomasyonu

Holding yapılarında en çok karşılaşılan durum, faturanın ana şirkete gelmesi ancak maliyetin yan kuruluşlara paylaştırılmasıdır. Business Central bu süreci iki yöntemle yönetir:

A. Genel Yevmiye Defteri Üzerinden Dağıtım

Örneğin, holding merkezi tüm grup için bir danışmanlık hizmeti aldığında:

• Holding yevmiye defterinde satıcı faturasını girer.

• Hesap türünü "IC Ortağı" olarak seçer.

• "IC Ortağı G/L Hesap No" alanına, faturanın ortağın sisteminde hangi hesaba gideceğini tanımlar.

• Kayıt (Post) edildiği anda maliyet ortağın gelen kutusuna bir "gider" olarak düşer.

B. Satın Alma Belgesi ile Doğrudan Paylaştırma

Satın alma faturası girerken, satır bazında "IC Ortağı Kodu" (IC Partner Code) alanını seçerek maliyeti ilgili şirkete paketleyip gönderebilirsiniz.

5. Farklı Mevzuat ve Hesap Planları (CoA) Arasında Köprü Kurmak

"Almanya'daki şirketimizin hesap planı farklı" veya "ürün kodlarımız uymuyor" diye endişelenmenize gerek yok. Business Central otomasyonu şunları sağlar:

• Hesap Planı Eşleme (Mapping): Farklı hesap numaralarını ortak bir dilde buluşturur.

• Boyut (Dimension) Eşleme: Departman veya proje kodlarını şirketler arası sorunsuz transfer eder.

• Para Birimi: Genel yevmiye işlemlerinde tutarları otomatik olarak yerel para birimine çevirir.

Artık "Fatura size ulaştı mı?" veya "Hangi hesaba işlediniz?" gibi sorular tarih oluyor. Business Central ile grup şirketleriniz arasındaki finansal trafiği otomatize etmek ve hata payını sıfıra indirmek ister misiniz?

Business Central’ın "Şirketler Arası İşlemler" özelliğini yapılandırmak için bizimle iletişime geçebilirsiniz.

Sıkça Sorulan Sorular:

Farklı ülkelerdeki şirketler farklı para birimleriyle işlem yapabilir mi?

Evet, Business Central şirketler arası işlemlerde tutarları otomatik olarak yerel para birimine çevirir ve kur farklarını yönetir.

Şirketlerim farklı Microsoft tenant'larında bulunuyorsa entegrasyon mümkün mü?

Evet, Business Central’ın OAuth API desteği ve "Bulut Köprüsü" sayesinde farklı lokasyon ve tenant'lardaki şirketler birbirine bağlanabilir.

Intercompany işlemleri denetlenebilir mi?

Kesinlikle. Tüm işlemler gelişmiş denetim izleri (audit trails) ile kayıt altına alınır ve geçmişe dönük raporlanabilir.