Satın Alma Faturalarını Çoklu Sipariş ve İrsaliye Satırlarıyla Eşleştirme| Business Central BC28
Dynamics 365 Business Central'da kullanıma sunulan Get Order Lines (Sipariş Satırlarını Getir) özelliği, satın alma faturalarının birden fazla satın alma siparişi ve kaydedilmiş teslim alma satırıyla eşleştirilmesini sağlar.
Bu yenilik sayesinde muhasebe departmanları, aynı tedarikçiye ait farklı siparişleri tek bir satın alma faturasında yönetebilir. Henüz teslim alınmamış sipariş satırları da faturayla eşleştirilebilir.
Yeni eşleştirme mekanizmasının merkezinde üç temel işlev bulunur: Get Order Lines (Sipariş Satırlarını Getir), Matched Order Lines (Eşleştirilmiş Sipariş Satırları) ve Receipt on Invoice (Faturada Teslim Alma).
Bu işlevler sayesinde kullanıcılar kaynak siparişleri faturayla ilişkilendirebilir, eşleşen miktarları kontrol edebilir ve uygun koşullarda otomatik teslim alma işlemini gerçekleştirebilir.
Business Central Çoklu Sipariş ve İrsaliye Eşleştirme Özelliği Nedir?
Satın alma süreçlerinde tedarikçiler, farklı tarihlerde oluşturulan birden fazla satın alma siparişini tek bir faturada birleştirebilir.
Örneğin, aynı ürüne ait iki farklı satın alma siparişinde sırasıyla 40 ve 60 adet malzeme bulunduğunu düşünelim. Tedarikçi bu iki siparişi tek bir faturada, 100 adetlik tek bir satır olarak gösterebilir.
Business Central BC28 ile sunulan yeni eşleştirme mekanizması, uygun koşullar sağlandığında bu fatura satırının birden fazla kaynak sipariş satırıyla ilişkilendirilmesine imkân tanır.
Ayrıca siparişlerin önceden teslim alınmış olması da eşleştirme için zorunlu değildir.
Bu yaklaşım, satın alma faturası ile kaynak siparişler arasındaki bağlantının yalnızca kaydedilmiş teslim alma belgeleri üzerinden kurulması zorunluluğunu ortadan kaldırır.
BC28 ile Gelen Temel Yenilikler Nelerdir?
Yeni özellik kapsamında Get Order Lines (Sipariş Satırlarını Getir) ile henüz teslim alınmamış sipariş satırları faturayla eşleştirilebilir. Tek bir fatura satırı birden fazla sipariş satırına bağlanabilir.
Matched Order Lines (Eşleştirilmiş Sipariş Satırları) ekranı üzerinden kaynak belgeler görüntülenebilir, eşleşen miktarlar düzenlenebilir ve fiyat veya tutar farklılıkları incelenebilir.
Receipt on Invoice (Faturada Teslim Alma) seçeneği etkinleştirildiğinde ise gerekli koşulları sağlayan siparişlerin teslim alma kayıtları fatura kaydı sırasında otomatik oluşturulabilir.
Get Receipt Lines ve Get Order Lines Arasındaki Fark Nedir?
Business Central'ın geleneksel satın alma faturası işlemlerinde kullanılan Get Receipt Lines (Teslim Alma Satırlarını Getir) işlevi, önceden kaydedilmiş satın alma teslim alma satırlarının faturaya aktarılmasını sağlar. Bu yöntemle de farklı satın alma siparişlerinden oluşturulmuş birden fazla teslim alma belgesi tek faturada birleştirilebilir.
Ancak Get Receipt Lines, kaydedilmiş teslim alma belgelerini temel alır. Henüz teslim alınmamış bir sipariş satırı bu yöntemle faturaya çağrılamaz. BC28 ile sunulan Get Order Lines (Sipariş Satırlarını Getir) işlevi ise bu yapıyı genişleterek henüz teslim alınmamış sipariş satırlarının doğrudan faturayla eşleştirilmesini destekler.
Get Receipt Lines ile Teslim Alma Satırlarını Faturaya Aktarma
Geleneksel yöntemde satın alma siparişi üzerinden Receive (Teslim Al) işlemi gerçekleştirilerek ürünlerin teslim alma kayıtları oluşturulur.
Muhasebe kullanıcısı daha sonra Purchase Invoice (Satın Alma Faturası) ekranından Get Receipt Lines (Teslim Alma Satırlarını Getir) işlevini çalıştırır.
Açılan listeden daha önce teslim alınmış ancak henüz faturalanmamış satırlar seçilir.
Bu yöntem özellikle fiziksel mal kabul işlemleri önceden tamamlanmış satın almalarda kullanılabilir. Ancak tedarikçi faturası teslim alma işleminden önce geldiyse, muhasebe kullanıcısının henüz teslim alınmamış siparişleri Get Receipt Lines üzerinden seçmesi mümkün değildir.
Get Order Lines ile Sipariş Satırlarını Doğrudan Eşleştirme
Get Order Lines (Sipariş Satırlarını Getir), teslim alınmış ancak henüz faturalanmamış sipariş satırlarıyla henüz teslim alınmamış sipariş satırlarını eşleştirme kapsamına alır.
Kullanıcılar, kaynak satın alma siparişlerini faturayla ilişkilendirdikten sonra teslim alma işlemini manuel olarak tamamlayabilir veya gerekli koşullar sağlanıyorsa Receipt on Invoice (Faturada Teslim Alma) otomasyonundan yararlanabilir.
Bu nedenle BC28'in getirdiği yenilik yalnızca birden fazla siparişi tek faturada toplamak değildir. Asıl yenilik, fatura satırlarıyla birden fazla kaynak sipariş ve teslim alma satırı arasında esnek eşleştirme yapılabilmesidir.
Business Central BC28'de Çoklu Satın Alma Siparişi Eşleştirme Nasıl Yapılır?
Bir tedarikçinin farklı satın alma siparişlerine ait ürünleri tek bir faturada gönderdiğini varsayalım. Aşağıdaki adımlarda Purchase Invoice (Satın Alma Faturası) üzerinden birden fazla sipariş satırının nasıl eşleştirileceğini inceleyeceğiz.
Ama öncesinde aynı tedarikçiye ait iki farklı Purchase Order (Satın Alma Siparişi) oluşturun :)
Aynı tedarikçiye ait bir satın alma faturası oluşturun.
İlgili tedarikçiyi seçtikten sonra fatura başlığındaki gerekli bilgileri doldurun.
Bu aşamada özellikle Vendor Invoice No. (Satıcı Fatura Numarası), Document Date (Belge Tarihi), Posting Date (Kayıt Tarihi) ve Currency Code (Para Birimi Kodu) alanlarını kontrol edin.
Faturayla eşleştirilecek satın alma siparişlerinin doğru tedarikçiye ait olduğundan ve belge bilgilerinin uyumlu olduğundan emin olun.
Satın alma faturasının Lines (Satırlar) bölümüne gidin.
Ardından aşağıdaki menü yolunu izleyin:
Line (Satır) → Functions (İşlevler) → Get Order Lines (Sipariş Satırlarını Getir)
Bu işlem, Purchase Lines (Satın Alma Satırları) listesini açar. Get Order Lines, daha önce teslim alınmış ancak faturalanmamış sipariş satırlarının yanı sıra henüz teslim alınmamış uygun sipariş satırlarının da seçilmesini sağlar.
Açılan Purchase Lines (Satın Alma Satırları) ekranında faturada yer alan ürünlere karşılık gelen sipariş satırlarını belirleyin.
Aynı tedarikçiye ait farklı satın alma siparişlerinden birden fazla satır seçilebilirsiniz.
Seçim sonrasında sipariş satırları satın alma faturasında kullanılabilir hâle gelir.
Faturaya alınan sipariş satırlarının kaynak belgelerle olan ilişkisini kontrol etmek için ilgili fatura satırını seçin.
Ardından şu menü yolunu izleyin:
Line (Satır) → Related Information (İlgili Bilgiler) → Matched Order Lines (Eşleştirilmiş Sipariş Satırları)
Bu ekranda Edit List (Listeyi Düzenle) eylemi kullanılarak eşleştirilen miktarlar düzenlenebilir.
Get Order Lines (Sipariş Satırlarını Getir) aracılığıyla yeni sipariş satırları, Get Receipt/Shipment Lines (Teslim Alma/Sevkiyat Satırlarını Getir) eylemi aracılığıyla da ilgili kaynak satırlar eşleştirmeye dahil edilebilir.
Ayrıca Show Document (Belgeyi Göster) eylemiyle kaynak belgelerin incelenmesi mümkündür.
Receipt on Invoice (Faturada Teslim Alma) Nedir ve Nasıl Çalışır?
Business Central BC28 ile sunulan Receipt on Invoice (Faturada Teslim Alma) özelliği, uygun satın alma siparişlerinde fatura kayda alınırken gerekli teslim alma kayıtlarının otomatik oluşturulmasını sağlar.
Bu özellik, henüz teslim alınmamış sipariş satırlarının faturayla eşleştirildiği süreçlerde kullanılabilecek bir otomasyon seçeneğidir.
Ancak Receipt on Invoice, Get Order Lines işleminin zorunlu bir sonucu değildir.
Sipariş satırları faturayla eşleştirildikten sonra teslim alma işlemi manuel olarak gerçekleştirilebilir veya gerekli koşullar karşılanıyorsa otomatik teslim alma tercih edilebilir.
Receipt on Invoice (Faturada Teslim Alma) Nasıl Etkinleştirilir?
İlgili Purchase Order (Satın Alma Siparişi) belgesini açın.
General (Genel) bölümünde bulunan Receipt on Invoice (Faturada Teslim Alma) alanını etkinleştirin.
İlgili satın alma siparişinde Receipt on Invoice etkinse ve otomatik teslim alma koşulları sağlanıyorsa bağlantılı satın alma faturası Post (Muhasebeleştirme) işleminden geçirildiğinde gerekli teslim alma kayıtları otomatik olarak oluşturulur.
Otomatik teslim alma belgesinin oluşturulması, ürünlerin fiziksel olarak kontrol edildiğini tek başına kanıtlamaz. İşletmenin mal kabul, kalite kontrol ve iç denetim prosedürleri ayrıca uygulanmalıdır.
Receipt on Invoice Hangi Durumlarda Kullanılamaz?
Business Central, otomatik teslim alma özelliğinin kullanımını belirli senaryolarda sınırlandırır.
Senaryo | Otomatik teslim alma durumu |
Kısmi teslimatı yapılmış sipariş | Kullanılamaz |
Parti veya seri numarasıyla izlenen ürünler | Kullanılamaz |
Gelişmiş ambar operasyonları gerektiren siparişler | Kullanılamaz |
Yönlendirilmiş yerleştirme ve toplama kullanılan lokasyonlar | Kullanılamaz |
Örneğin 100 adetlik bir satın alma siparişinin 20 adedi önceden teslim alınmışsa, siparişin uygun satırları faturayla eşleştirilebilir. Ancak kısmen teslim alınmış bu siparişte Receipt on Invoice seçeneği etkinleştirilemez.
Benzer şekilde Item Tracking (Ürün İzleme) kapsamında lot veya seri numarası gerektiren ürünler eşleştirme işleminden tamamen hariç değildir. Kısıtlama, otomatik teslim alma seçeneğiyle ilgilidir.
Advanced Warehousing (Gelişmiş Ambar Yönetimi) kullanılan siparişler ile Directed Put-away and Pick (Yönlendirilmiş Yerleştirme ve Toplama) kullanılan lokasyonlarda da otomatik teslim alma kısıtlamaları bulunur.
Get Order Lines (Sipariş Satırlarını Getir) Özelliğinin Teknik Sınırlamaları Nelerdir?
BC28'in yeni eşleştirme mekanizması birçok satın alma senaryosunu desteklese de bütün belge türlerinde kullanılamaz.
Microsoft'un resmî dokümantasyonunda belirtilen başlıca sınırlamalar şunlardır:
İşlem veya belge türü | Durum |
Prepayments (Ön Ödemeler) içeren siparişler | Desteklenmez |
Item Charges (Ürün Masrafları) türündeki satırlar | Desteklenmez |
Projects (Projeler) ile bağlantılı siparişler | Desteklenmez |
Subcontracting (Taşeronluk) bağlantılı siparişler | Desteklenmez |
Blanket Orders (Çerçeve Siparişler) ile bağlantılı siparişler | Desteklenmez |
Intercompany (Şirketler Arası) işlemler | Desteklenmez |
Bu sınırlamalar doğrudan Get Order Lines (Sipariş Satırlarını Getir) özelliğiyle ilgilidir.
Kısmi teslimat, ürün izleme ve gelişmiş ambar operasyonlarıyla ilgili otomatik teslim alma kısıtları ise ayrıca değerlendirilmelidir.
Bu nedenle özelliği canlı ortamda kullanmadan önce işletmenin satın alma, ön ödeme, proje, depo ve muhasebe süreçlerinin yeni eşleştirme mekanizmasıyla uyumluluğu kontrol edilmelidir.
Business Central Çoklu Sipariş Eşleştirme İşletmelere Ne Sağlar?
BC28 ile sunulan yeni eşleştirme mekanizması, satın alma faturalarının kaynak sipariş ve teslim alma belgeleriyle daha esnek ilişkilendirilmesini sağlayarak fatura işleme süreçlerine katkıda bulunabilir.
Birden Fazla Satın Alma Siparişinin Tek Faturada Yönetilmesi
Aynı tedarikçiye ait farklı satın alma siparişleri tek bir satın alma faturası üzerinden eşleştirilebilir.
Bu yapı, özellikle tedarikçilerin birden fazla siparişi tek faturada birleştirdiği işletmelerde belge yönetimini kolaylaştırabilir.
Finans ve Depo Süreçleri Arasında Daha Fazla Esneklik
Henüz teslim alınmamış satın alma siparişleri de faturayla eşleştirilebilir.
Bu sayede muhasebe departmanı, fatura eşleştirme hazırlıklarını fiziksel teslim alma işlemi tamamlanmadan gerçekleştirebilir.
Ancak fatura kaydı için gerekli teslim alma koşullarının ayrıca karşılanması gerekir.
Fatura ve Sipariş Eşleştirmelerinde Daha Fazla Kontrol
Matched Order Lines (Eşleştirilmiş Sipariş Satırları) ekranı, fatura satırlarının kaynak sipariş ve teslim alma bağlantılarının tek noktadan incelenmesine yardımcı olur.
Miktar, fiyat ve tutar farklılıkları fatura kayda alınmadan önce değerlendirilebilir.
Uygun Siparişlerde Otomatik Teslim Alma
Receipt on Invoice (Faturada Teslim Alma), desteklenen satın alma siparişlerinde gerekli teslim alma kayıtlarının fatura kaydı sırasında otomatik oluşturulmasını sağlar.
Bu özellik, işletmenin mal kabul prosedürleriyle uyumlu senaryolarda manuel kayıt işlemlerini azaltabilir.
Kaynak Belgeler Arasında İzlenebilirlik
Fatura, sipariş ve teslim alma satırları arasındaki ilişkilerin görüntülenebilmesi, belge bağlantılarının takip edilmesini kolaylaştırır.
Bu sayede satın alma ve muhasebe ekipleri eşleştirme farklılıklarını incelerken ilgili kaynak belgelere daha kolay erişebilir.
Sıkça Sorulan Sorular (FAQ)
Business Central BC28'de Get Order Lines nedir?
Get Order Lines (Sipariş Satırlarını Getir), satın alma faturası satırlarının bir veya birden fazla satın alma siparişi satırıyla eşleştirilmesini sağlayan özelliktir. Henüz teslim alınmamış siparişler de eşleştirme kapsamına alınabilir.
Get Order Lines ve Get Receipt Lines arasındaki fark nedir?
Get Receipt Lines (Teslim Alma Satırlarını Getir), önceden kaydedilmiş teslim alma satırlarını faturaya aktarır. Get Order Lines (Sipariş Satırlarını Getir) ise henüz teslim alınmamış siparişleri de eşleştirebilir ve tek fatura satırına birden fazla kaynak satır bağlanmasını destekler.
Tek bir satın alma faturası satırı birden fazla siparişle eşleştirilebilir mi?
Evet. BC28 ile tek bir satın alma faturası satırı, uygun koşulları sağlayan birden fazla satın alma siparişi satırıyla eşleştirilebilir.
Receipt on Invoice etkinleştirilmeden sipariş eşleştirmesi yapılabilir mi?
Evet. Get Order Lines (Sipariş Satırlarını Getir) ile siparişler faturayla eşleştirilebilir. Receipt on Invoice (Faturada Teslim Alma), otomatik teslim alma amacıyla kullanılan ayrı bir seçenektir.
Kısmi teslimatı yapılmış siparişler faturayla eşleştirilebilir mi?
Evet. Kısmi teslimatı yapılmış siparişler eşleştirme kapsamında kullanılabilir. Ancak bu siparişlerde Receipt on Invoice (Faturada Teslim Alma) seçeneği etkinleştirilemez.
Matched Order Lines ne işe yarar?
Matched Order Lines (Eşleştirilmiş Sipariş Satırları), fatura satırlarının hangi satın alma siparişleri ve teslim alma satırlarıyla ilişkili olduğunu gösterir. Eşleştirilmiş miktarlar düzenlenebilir ve yeni kaynak satırlar eklenebilir.
Fatura Post edildiğinde otomatik irsaliye oluşur mu?
Her durumda değil. İlgili satın alma siparişinde Receipt on Invoice (Faturada Teslim Alma) etkinleştirilmişse ve gerekli koşullar karşılanıyorsa fatura Post (Kayda Alma/Muhasebeleştirme) işleminden geçirildiğinde gerekli teslim alma kayıtları otomatik oluşturulur.
Microsoft Resmî Dokümantasyonu
Bu makalede açıklanan BC28 özelliklerinin teknik kapsamı ve sınırlamaları aşağıdaki Microsoft Learn kaynaklarına dayanmaktadır:
Yorumlar