Sales Order Agent ile Satış Süreçlerinizi Hızlandırın

infotek, Seda Durak
4 gün önce
3 dakikada okunur

Sales Order Agent, şu anda önizleme (preview) aşamasında sunuluyor. Bu nedenle, özelliklerin tamamı değişikliğe uğrayabilir veya genel kullanıma (Ekim 2025) açıldığında farklılık gösterebilir. Ayrıca Microsoft’un açıklamalarına göre, bu özellik şimdilik yalnızca ABD, Birleşik Krallık, Kanada, Avustralya ve Yeni Zelanda’daki Business Central ortamlarında kullanılabiliyor; diğer ülkelerde henüz erişime açık değil.

Satış Ekiplerinizin Zamanını Stratejik İşlere Ayırın

Satış ekibinizin değerli zamanını, e-postaları tek tek inceleyerek sipariş oluşturmak yerine daha stratejik işlere ayırabildiğinizi düşünün. Microsoft, Copilot Studio ile Business Central’a entegre ettiği Sales Order Agent (Satış Sipariş Asistanı) ile bunu mümkün kılıyor.

Yapay zekâ destekli bu çözüm, müşteri taleplerini otomatik olarak algılayıp satış teklifine dönüştürürken, sipariş sürecinin hızlanmasını sağlıyor. Böylece satış ekipleri, sipariş süreçlerini daha hızlı ve doğru şekilde yönetebiliyor.

Sales Order Agent Nedir?

Sales Order Agent, müşteri taleplerini e-postalardan otomatik olarak algılayan, eksik bilgileri tamamlamak için iletişime geçen ve teklif sürecini yöneten yapay zekâ destekli bir çözümdür.

Sales Order Agent’ın Genel İşleyişi

Müşteri: Satış teklifi isteğiyle e-posta gönderir.
Sales Order Agent: Gelen kutusundan e-postayı alır ve görev oluşturur.
Kullanıcı (Reviewer): E-postayı inceler ve onaylar.
Sales Order Agent:
- Müşteri/kontak bilgilerini bulur
- Ürünleri bulur ve stoklarını kontrol eder
- Satış teklifini (sales quote) oluşturur
- PDF teklif dosyasını ekler ve e-posta taslağını hazırlar
Kullanıcı: Teklifi ve e-postayı gözden geçirir ve onaylar.
Sales Order Agent: Onaylanan e-posta ve PDF teklifi müşteriye gönderir.
Müşteri: Teklifi inceler ve sipariş onayı gönderir.
Sales Order Agent: Sipariş onay e-postasını alır ve sipariş taslağını hazırlar.
Kullanıcı: Sipariş onayını gözden geçirir ve onaylar.
Sales Order Agent: Teklifi siparişe dönüştürür ve müşteriye onay e-postasını gönderir.

Bu süreçte tüm giden e-postalar satış ekibinin onayından geçer; böylece hem hız hem de kontrol birlikte sağlanmış olur.

Sales Order Agent’ı Aktifleştirme

1️⃣ Sales Order Agent Özelliğini Açın

İlk olarak, test (sandbox) ortamında çalışmanız gerekiyor. Bölgeyi ABD, Birleşik Krallık, Kanada, Avustralya veya Yeni Zelanda olarak seçin. Ana ekranda Sales Order Agent simgesini göreceksiniz; buna tıklayın ve açılan ekranda Activate seçeneğini seçin. Eğer simge görünmüyorsa, endişelenmeyin: Copilot & Agent Capabilities sayfasına gidin, listeden Sales Order Agent’ı bulun ve özelliği açın. Bu özellik, “production-ready previews” altında listeleniyor.

2️⃣ Mailbox Hesabını Bağlayın

Sales Order Agent’ın çalışabilmesi için bir e-posta hesabı bağlamamız gerekiyor. Bunun için Account bölümüne gidin ve Microsoft 365 e-posta hesabınızı bağlayın. Bu hesap, Sales Order Agent’ın gelen müşteri e-postalarını izlemesi ve otomatik görev oluşturması için kullanılacak.

Sales Order Agent için şu anda yalnızca Microsoft 365 e-posta hesapları desteklenir. Diğer e-posta sağlayıcıları, asistanın işleyişinde sorun yaratabilir.

3️⃣ Kutuları İşaretleyin

Gelen ekranda Sales Order Agent’ın nasıl çalışacağını yapılandırmak için birkaç kutuyu işaretlememiz gerekiyor:

Select only available items → Sadece mevcut ürünleri dikkate alır.
Review quotes when created and updated → Oluşturulan veya güncellenen teklifleri inceleme adımı ekler.
Make orders from quotes → Onaylanan teklifleri siparişe dönüştürür.
Review orders when created and updated → Oluşturulan veya güncellenen siparişleri inceleme adımı ekler.

4️⃣ Kullanıcı Erişimini Yönetin

Eğer ekibinizde başka kullanıcılar da Sales Order Agent’ı kullanacaksa, Manage User Access bölümünden onlara yetki verebilirsiniz. Böylece herkes ihtiyaç duyduğu işlemleri gerçekleştirebilir.

5️⃣ Aktifleştirip Güncelleyin

Tüm ayarları yaptıktan sonra, aktifleştirin ve güncelleyin. Böylece Sales Order Agent çalışır hale gelir artık test aşamasına geçebilirsiniz.

🔴 Mailbox Erişim Hatası

Sales Order Agent’ı etkinleştirirken, bazen “the agent can't currently access the selected mailbox” hatasıyla karşılaşabilirsiniz. Bu hata, asistan için seçilen posta kutusuna gerekli izinlerin verilmediğini gösterir.

Aşağıdaki adımlar, Sales Order Agent’ın çalışmasını sağlamak için bizim deneyimlerimizden elde ettiğimiz bir yöntemdir. Resmî Microsoft dokümantasyonunda önerilen yol genellikle Exchange Admin Center üzerinden izin vermektir. Ancak bazı durumlarda, Microsoft 365 Admin Center’dan da benzer sonuçlar alınabilmektedir.

1️⃣ Microsoft 365 Admin Center’a Giriş Yapın

Microsoft 365 e-posta hesabınız ile Microsoft 365 Admin Center portalına giriş yapın.

2️⃣ Etkin Kullanıcıları Açın

Sol menüden Kullanıcılar > Etkin Kullanıcılar seçeneğine tıklayın.

3️⃣ Kullanıcıyı Seçin

İzinleri vermek istediğiniz kullanıcının e-posta adresine tıklayın. Bu işlem, kullanıcının ayarlarını ve yetkilerini yönetebileceğiniz sayfayı açar.
Kullanıcının detay sayfasında Posta sekmesine tıklayın.
Posta sekmesi altında E-posta Uygulamalarını Yönet seçeneğine tıklayın.

4️⃣ Kimliği Doğrulanmış SMTP Kutusunu İşaretleyin

Açılan ekranda Kimliği Doğrulanmış SMTP Kutusunu işaretleyin.
Ardından Değişiklikleri Kaydet butonuna tıklayarak işlemi tamamlayın.
Business Central ortamını yenileyin (refresh), böylece yapılan değişiklikler uygulanır ve Sales Order Agent artık posta kutusuna erişebilir.

Sales Order Agent’ı Test Etme

1️⃣ E-posta Simülasyonu Oluşturun

Farklı Outlook hesabından test e-postası oluşturun.
E-postada satın alma siparişi talebi (purchase order request) içeriğini yazın (ürün adı, miktar, teslimat tarihi).
E-postayı Sales Order Agent’ın izlediği mailbox’a gönderin. Böylece Business Central’da asistan, e-postayı algılar ve süreci başlatır.

2️⃣ İşlem Adımlarını Takip Edin

Business Central’daki sağ panelden, Sales Order Agent’ın gerçekleştirdiği adımları inceleyip onaylayabilirsiniz.

3️⃣ Outgoing Message’i Onaylayın

Asistan, müşteriye gönderilecek bir yanıt taslağı (outgoing message) oluşturur.
Taslağı inceleyip onayladıktan sonra müşteri, istediği ürünleri ve adet bilgilerini girerek satış siparişi e-postasını iletir.

4️⃣ Satış Teklifini Oluşturun

Asistan, müşteriden gelen bilgiler doğrultusunda ürün, adet ve diğer detaylara göre bir satış teklifi hazırlar.
Siz inceleyip onayladıktan sonra, satış teklifinin PDF versiyonu ve müşteriyle paylaşılacak e-posta taslağı oluşturulur.

Kimler Kullanabilir?

Üretim Şirketleri
Toptan ve Dağıtım Firmaları
B2B İşletmeler
E-ticaret ve Perakende Şirketleri
Hizmet Sektörü

Önizleme aşamasında olmasına rağmen, Sales Order Agent manuel iş yükünü azaltma, süreçleri hızlandırma ve hataları minimuma indirme konusunda şimdiden etkili bir deneyim sunuyor. Bu yeniliği keşfetmek için hemen Business Central’ı açıp gerekli kurulumları yapabilirsiniz.